دفتر هوشمند محل کاری مناسب برای آنهایی که به بازدهی بالا فکر می‌کنند

دفاتر کار محیط‌هایی هستند که افراد معمولاَ حدود یک سوم شبانه‌روز را در این محیط می‌گذرانند. بنابراین بهتر است این دفاتر ایده‌آل تمامی کارمندان و مدیران یک شرکت باشند. در اینجاست که هوشمند سازی محیط کار اهمیت بسیاری پیدا می‌کند.اگر بخواهیم مزیت‌های این دفاتر را نسبت به دفاتر معمولی بررسی کنیم، باید بگوییم که مهم‌ترین مزایای هوشمند سازی دفتر شامل موارد زیر می‌باشد.

 

افزایش کارآیی کارمندان

میزان و رنگ نور در کارکرد کارمندان نقش به سزایی دارد و باعث تمرکز و راندمان بیشتر آنها خواهد شد. بنابراین امروزه با استفاده از سیستم هوشمند و جمع آوری اطلاعات می‌توان بهترین استراتژی‌های افزایش راندمان و کارکرد بهینه دستگاه‌ها را ایجاد کرد.بدین ترتیب یک سیستم نرم‌افزاری یکپارچه برای پرسنل فراهم می‌شود و آنها در جهت نوآوری و اهداف شرکت توانمندتر عمل خواهند کرد.

 

مدیریت آسان

با استفاده از این سیستم مدیران می‌توانند بدون اتلاف وقت کسب‌وکار خود را مدیریت کنند. همچنین مدیریت وضعیت دستگاه‌ها و برنامه‌های دفتر آسان‌تر خواهد شد.

 

مدیریت هزینه‌ها

برای تمامی مدیران بسیار مهم است که برآورد دقیقی از هزینه‌ها داشته باشند. بدین ترتیب اهداف آینده خود را به راحتی بررسی خواهند کرد. در دفاتر هوشمند سنسورها و سیستم‌های خودکار تمامی داده‌های زمان واقعی را ضبط می‌کنند. این داده‌ها نه تنها در بهینه‌سازی فضا و تشخیص زودهنگام خرابی‌ها اهمیت دارد؛ بلکه در اندازه‌گیری و بهبود رفتار کارمندان نیز تأثیرگذار خواهد بود.

آنالیز دقیق کارکردها

با استفاده از سیستم هوشمند، تمامی کارکردها در هر لحظه برای مدیران قابل ملاحظه می‌باشد. این کارکردها شامل سیستم‌های سرمایش گرمایش، دستگاه‌های تحت شبکه، آمار افراد حاضر و غایب، اتفاقات و برنامه‌های آینده و… می‌باشد.

 

توسعه برند هوشمند

برند و توسعه آن در هر کسب‌وکاری باعث موفقیت آن کسب‌وکار خواهد شد. اما امروزه تنها یک برند خوب کافی نیست. هوشمند سازی دفتر کار باعث می‌شود تا ارتباط بیشتری بین برند و مخاطبان ایجاد شود.

 

بهبود ارتباطات کارمندان

زمانی که محیط کار نیازهای کارمندان خود را برطرف کند، کارمندان به‌راحتی در این محیط جذاب کار خواهند کرد. بنابراین غیبت کارمندان به شدت کاهش می‌یابد و آنها از انجام کار خود لذت خواهند برد.

دلیل کاهش میزان غیبت در بین کارمندان این است که در این دفاتر مواردی مانند گرمایش، روشنایی، تهویه و… توسط سیستم هوشمند کنترل می‌شوند. بنابراین کارمندان کمتر احساس خستگی، بیماری و ناتوانی خواهند کرد و به‌راحتی به وظایف خود مشغول خواهند شد.

طبق نظرسنجی Tech Pro Research، اکثر کارمندان اعلام کرده‌اند که در دفاتر هوشمند زندگی کاری بسیار آسان‌تری دارند.

 

مدیریت هویت

با استفاده از سیستم هوشمند در دفاتر کار، امنیت محیط افزایش پیدا خواهد کرد. در این دفاتر نظارت بر افراد درون محل بیشتر خواهد شد. همچنین شناسایی بازدیدکنندگان از کارمندان بسیار آسان است.

همان‌طور که می‌دانید در یک شرکت معرفی ردیاب شناسه و نرم‌افزار تشخیص چهره بنیاد امنیت اداری محسوب می‌شود. همچنین مدیران می‌توانند کارمندان خود را زیر نظر داشته باشند و از میزان انجام کار واقعی در زمان معین مطلع گردند.

امکانات دفتر هوشمند شامل چه مواردی می‌باشد؟

با توجه به مزایای دفاتر هوشمند شاید این سوال به ذهن ما برسد که چگونه این مزایا حاصل شده‌اند. در واقع این دفاتر چه امکاناتی دارند که باعث مزیت آنها نسبت به دفاتر معمولی شده است؟ امکانات بی‌نظیر دفاتر هوشمند شامل موارد زیر می‌باشد.

سیستم روشنایی

یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین عناصر در هر محیطی روشنایی آن محیط می‌باشد. با اتصال سیستم روشنایی به سیستم هوشمند مصرف انرژی تا حد زیادی کاهش می‌یابد. زیرا این سیستم با سنسورهای حرکت، حضور و شدت نور هماهنگ است. بنابراین در مواقع نیاز باعث روشنایی محیط خواهد شد.

همچنین تنظیم شدت نور در جلسات بسیار مهم است. زیرا باعث تمرکز کارمندان بر روی موضوع خواهد شد. بنابراین سیستم روشنایی هوشمند کیفیت کاری کارمندان را بالاتر می‌برد و در تصمیم‌گیری تأثیر به‌سزایی خواهد داشت.

بیشتر بخوانید: سیستم روشنایی هوشمند

 

سیستم سرمایش و گرمایش

دما نیز رابطه مستقیمی با راندمان کاری دارد. در دفاتر کاری کارمندان وقت زیادی را به کنترل دما صرف می‌کنند و این باعث پائین آمدن بازدهی کارمندان و افزایش هزینه‌ و انرژی خواهد شد. دفتر هوشمند این مشکلات را حل می‌کند. در این دفاتر تمام سیستم‌های سرمایش و گرمایش با سیستم هوشمند کنترل می‌شوند. یعنی سیستم با دریافت اطلاعات فصلی و دمای داخل، بیرون و نیازهای افراد اقدام به کنترل دمای محیط خواهد کرد.

همچنین در سیستم هوشمند این قابلیت وجود دارد که هر اتاق با توجه به شرایط و دلخواه فرد دمای متفاوتی داشته باشد. در صورت وجود پرده نیز سیستم با آن هماهنگ می‌شود تا از گرمای خورشید برای رسیدن به دمای موردنظر استفاده کند. بدین ترتیب بدون اینکه سیستم سرمایش و گرمایش به‌طور مداوم کار کند؛ مصرف انرژی کاهش خواهد یافت و کارمندان در تمام طول روز از دمای مطلوب استفاده خواهند کرد.

از دیگر قابلیت‌های هوشمند سازی دفاتر کار این است که افراد حتی در بیرون از محل کار به مانیتورینگ سیستم دسترسی خواهند داشت. بنابراین می‌توانند قبل از ورود به محل کار، دما را به حد ایده‌آل خود برسانند. این قابلیت باعث می‌شود تا افراد برای تنظیم دما در ساعات اولیه کار، وقت صرف نکنند.

مزیت بزرگ سیستم سرمایش و گرمایش هوشمند این است که دمای مطلوب در دفتر کار باعث می‌شود تا طرفین مذاکره رغبت بیشتری برای ادامه جلسه و مذاکره داشته باشند. بنابراین این قابلیت بزرگ در دفاتر هوشمند را نباید نادیده گرفت.

بیشتر بخوانید: سیستم سرمایش و گرمایش هوشمند

 

پرده هوشمند

یکی دیگر از قابلیت‌های دفاتر هوشمند، اتصال پرده‌ها به سیستم هوشمند می‌باشد. بدین ترتیب روشنایی اتاق در ساعات مختلف روز تأمین می‌شود و لازم نیست در جلسات برای باز و بسته شدن پرده‌ها وقتی صرف گردد؛ زیرا پرده‌ها با سیستم روشنایی هوشمند هماهنگ می‌باشند و برای جلوگیری از نور آزار دهنده آفتاب و روشن و خاموش کردن چراغ‌ها نقش بسیار موثری دارند.

پرده‌ها علاوه بر سیستم روشنایی با سیستم سرمایش و گرمایش هوشمند نیز هماهنگ هستند. بدین ترتیب برای استفاده از دمای مطلوب و استفاده بهینه از انرژی خورشید وجود این پرده‌ها بسیار مفید و موثر است.

یکی دیگر از قابلیت‌های پرده‌های هوشمند ایجاد سناریوهای خاص می‌باشد. یعنی با تنظیم نور محیط و جلوگیری از مخدوش شدن صفحه نمایشی، اطلاعات به درستی به مشتری نشان داده خواهد شد. بنابراین یک برندسازی موثر در ذهن مخاطب ایجاد می‌شود.

بیشتر بخوانید: پرده هوشمند

 

سیستم تهویه

یکی دیگر از امکانات دفتر هوشمند سیستم تهویه آن است. این سیستم به سیستم هوشمند دفتر متصل می‌شود و در صورت وجود ذرات معلق و آلودگی هوا به نسبت میزان اکسیژن موجود، شروع به کار خواهد کرد. بدین ترتیب در محیط کار و جلسات مهم کاری، شرایط مطلوبی فراهم خواهد شد.

 

حضور و غیاب هوشمند

در دفاتر معمولی خروجی گرفتن از اطلاعات حضور و غیاب کارمندان آخر هر ماه انجام می‌شود. سپس اطلاعات افراد به صورت دستی به سیستم حسابداری وارد می‌گردد. تمامی این عملیات وقت و انرژی زیادی را در برخواهد داشت.

اما اگر سیستم حضور و غیاب به سیستم هوشمند متصل شود، تردد کارمندان در هر لحظه قابل مشاهده و پیگیری خواهد بود و تمامی اطلاعات در سیستم حسابداری به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد. بنابراین تخلفات کارمندان به شدت کاهش می‌یابد و میزان بازدهی آنها افزایش خواهد داشت.

در دفتر کار نیز مانند هر مکان دیگری امنیت اهمیت ویژه‌ای دارد. مخصوصا اینکه در دفاتر معمولی هیچ نظارتی بر ورود و خروج افراد وجود ندارد. همچنین بعد از پایان تایم کاری نیز ممکن است اتفاقات غیر مترقبه‌ای اتفاق بیفتد و خطرات بسیاری دفتر کار را تهدید نماید.

اما در دفاتر کار هوشمند سیستم امنیتی به سیستم هوشمند متصل شده است. بنابراین سنسورهای موجود در دفتر با دوربین‌های امنیتی، آژیر خطر و چراغ‌های هشدار هماهنگ می‌باشند. پس با ورود افراد غیرمجاز چراغ‌های هشدار روشن خواهند شد و صدای آلارم بلند می‌شود.

همچنین سیستم هوشمند در صورت احساس ورود فرد غیرمجاز، پیامی به گوشی هوشمند فرد مدیر ارسال خواهد کرد. علاوه بر این سنسورهای شکستن شیشه، قفل‌های هوشمند و … نیز از ورود افراد غیرمجاز به داخل دفتر جلوگیری خواهند کرد.

مورد دیگر ترکیدگی لوله یا نشت گاز در فضای دفتر است که می‌تواند خطرات مالی و جانی زیادی را ایجاد نماید. سیستم هوشمند به سرعت متوجه این مشکلات خواهد شد. سپس با قطع انشعاب آب یا گاز مانع از گسترش خرابی می‌شود.

بیشتر بخوانید؛ انواع سنسورها

سیستم صوتی هوشمند

 

یکی دیگر از امکانات دفتر کار هوشمند سیستم صوتی آن است. این سیستم در قسمت‌های مختلف دفتر آهنگ و موسیقی دلخواه را برای کارمندان ایجاد خواهد کرد. پخش موزیک باعث می‌شود تا کارمندان همواره شاد و پرانرژی باشند.

بولتن دیجیتالی

 

یکی دیگر از قابلیت‌ها و امکانات دفتر هوشمند، بولتن دیجیتالی است.با استفاده از این بولتن تمامی اعلان‌ها به کارمندان پخش می‌شود. این بولتن تعاملی لحظه‌ای و آنلاین با کارمندان خواهد داشت و برای راندمان کار بسیار مهم است.